Quale location per l’importante evento?


Il contesto in cui si svolge un determinato evento ne influenza l’esito, come diceva Marshall McLuhan: “il mezzo è il messaggio“.  La location è quindi molto importante poichè, per un invitato, arrivare in una bella struttura, in un castello medievale, in un hotel di lusso o in una casa diroccata non è, ovviamente la stessa cosa.

Ma la cosa più importante è davvero la location? E poi, un luogo che piace ad alcuni piacerà necessariamente a tutti gli altri? Su questo nutro seri dubbi. La persona di mondo, abituata a viaggiare, al lusso ed agli ambienti chic, probabilmente, se l‘evento è ben congeniato proverà piacere a vivere una parentesi più rustica, meno formale ed elegante e così il contrario, ma anche no. Come si fa a saperlo?

Quel che voglio dire è, che per quanto ci sforzi, in un evento ci sono delle rigidità, come la location, i menù o alcuni spettacoli che per forza di cose non possono essere percepiti da tutti allo stesso modo e poco si può fare per ovviare a questa considerazione.

Quello su cui però si può lavorare, nell’organizzazione di un evento, è la componente flessibile, quella umana e per quel che mi riguarda quella artistica. Ciò che voglio dire è che se ci sono 100 ospiti non si può modificare la location 100 volte per adattarla alla storia personale di ognuno ma, sembra l’uovo di colombo, si possono però avere almeno 10 approcci diversi da parte di un mago che propone micromagia  e che quindi si confronta direttamente con le singole persone, divenendo responsabile, per la sua parte, di quanto e come ogni singolo vivrà quel dato evento, aziendale o privato che sia.

Se il prestigiatore è un professionista, si esibirà in inglese là dove gli spettatori dovessero non capire l’italiano, proporrà qualcosa di allegro al gruppo di ospiti più caciaroni, qualcosa di misterioso al pubblico femminile, qualcosa di più elegante a….e così via. E’ questione di esperienza ed abitudine all’ascolto.

L’ideale sarebbe poter avere questo approccio con tutto il personale impegnato nell’evento, richiedendo  a tutti un approccio su misura, ma è chiaro che un conto è concordare l’intrattenimento su queste basi, un altro il catering, i camerieri o il quartetto d’archi, per loro natura più standard e rigidi in fase di proposta al pubblico.

Tornando alle esperienze dirette, mi sono trovato a vivere eventi privati ed aziendaliin cui alcuni dettagli hanno fatto un enorme differenza:

– la musica troppo alta durante una cena, con gruppi di persone che gia’ alticce ad inizio serata si alternavano al microfono cantando a squarciagola e rendendo difficile la convivialità tra gli altri ospiti;

– delle cene anticipate o frammentate da interminabili discorsi di ringraziamento, consegne di targhe, premi, regali, riconoscimenti, coppe, fotografie, loghi, portachiavi e chi ne ha più ne metta. Il risultato è quello di ottenere un rumore di fondo continuo in sala, dove i già coinvolti tornano al proprio tavolo chiaccherando, gli altri cominciano ad annoiarsi, alcuni sono di spalle e non vedono…di solito finisce che agli ultimi quasi gli tirano il riconoscimento da lontano mentre hanno il cappotto in mano….

– poi ci sono le sorprese. Di vario genere. Queste di solito rappresentano il clou della serata, o vorrebbero esserlo. A volte lo sono, in senso positivo o negativo. Ecco quindi, lo spettacolo che non ti aspetti,il carramba che sorpresa, l’artista di grido, il gioco di luci, il filmato inedito proiettato sulla parete, il presidente d’azienda che interviene via satellite, le cirque du soleil in giardino o chissà cos’altro. Le sorprese, in una festa, in un matrimonio, in una convention aziendale sono la parte delicata dell’evento, in quanto spesso si cura questa parentesi, dimenticandosi del restoi ed i dettagli, come detto, fanno la differenza.

Tanto altro si potrebbe dire e l’ho anche detto, sulla buona gestione di un evento, ma spesso bisogna entrare nell’organizzazione specifica per capire i pro e i contro di un’organizzazione e per ora mi fermo qui.

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